Kundenportal

Hilfe für die IT

In wenigen Minuten erledigt

Kurze Anleitungen für Administratoren. Die Links und Adressen für Ihr Unternehmen finden Sie im Kundenportal. Microsoft verteilt die Add-ins danach innerhalb von bis zu 24 Stunden.

1 · Microsoft 365 verbinden

Einmalig, etwa 1 Minute. Danach melden sich alle mit ihrem Microsoft-Konto an.

  1. Im Kundenportal Ihren Mandanten öffnen.
  2. Unter Einrichtung auf Mit Microsoft 365 verbinden klicken.
  3. Mit einem Konto anmelden, das globaler Administrator ist, und die Berechtigungen im Namen der Organisation akzeptieren.
  4. Fertig – das Portal zeigt „Verbunden am …“. Werden später neue Werkzeuge freigeschaltet, die weitere Leserechte brauchen, weist das Portal darauf hin; dann einmal Erneut verbinden.

2 · Add-ins ausrollen

Zwei Add-ins: eines für Outlook, eines für Word, Excel und PowerPoint. Beide tragen Ihren Namen und Ihr Logo.

  1. Im Kundenportal unter Add-ins ausrollen die beiden Manifest-Links kopieren.
  2. Microsoft 365 Admin Center öffnen → Einstellungen → Integrierte Apps → Benutzerdefinierte Apps hochladen.
  3. App-Typ Office-Add-In, dann Link zur Manifestdatei bereitstellen wählen, den ersten Link einfügen → Überprüfen.
  4. Nutzer wählen (ganze Organisation oder eine Gruppe) → Bereitstellen.
  5. Für den zweiten Link wiederholen.

Microsoft verteilt die Add-ins innerhalb von bis zu 24 Stunden. Danach erscheinen sie im Menüband. Weil Sie einen Link statt einer Datei hinterlegt haben, aktualisiert Microsoft die Add-ins selbst, wenn sich Name oder Logo ändern.

3 · Werkzeuge im KI-Portal einbinden

Einmalig, etwa 1 Minute. Damit greift die KI auf OneDrive & SharePoint, OneNote und weitere Systeme zu – mit den Rechten der jeweiligen Person.

  1. Das KI-Portal als Administrator öffnen: Admin-Bereich → Einstellungen → Externe Werkzeuge → ＋.
  2. Typ MCP (Streamable HTTP) wählen und diese Adresse eintragen:
  3. Authentifizierung OAuth 2.1 wählen → Speichern. Das KI-Portal registriert sich selbst, Sie brauchen keinen Schlüssel.
  4. Jede Person meldet sich beim ersten Einsatz einmal mit ihrem Microsoft-Konto an. Danach sieht die KI genau das, was die Person selbst sehen darf.

Neue Werkzeuge, die wir freischalten, erscheinen automatisch – ohne Änderung im KI-Portal. Welche Werkzeuge aktiv sind, sehen Sie im Kundenportal unter Werkzeuge.

4 · Dieselben Werkzeuge in Claude oder ChatGPT

Die Adresse funktioniert in jedem Programm, das externe Werkzeuge per MCP einbinden kann.

  1. In Claude bzw. ChatGPT die Einstellungen für externe Anbindungen öffnen (dort Konnektoren bzw. Connectors genannt) und eine benutzerdefinierte Anbindung hinzufügen (in Organisationen ggf. durch den Administrator).
  2. Einen Namen vergeben, z. B. den Namen Ihres Unternehmens, und diese Adresse eintragen:
  3. Speichern und Verbinden – die Anmeldung läuft wie oben über das Microsoft-Konto.

5 · Häufige Fragen

Was ist ein Sitz, und was passiert, wenn alle belegt sind?

Einen Sitz belegt, wer das Add-in in den letzten 30 Tagen genutzt hat. Wer länger nicht aktiv war, gibt seinen Sitz automatisch frei. Sind alle Sitze belegt, bekommen neue Personen einen Hinweis, sich an den Administrator zu wenden. Im Kundenportal können Sie einen Sitz mit Freigeben sofort frei machen oder weitere Sitze bei uns anfragen.

Wie sperre ich jemanden, z. B. beim Austritt?

Im Kundenportal unter Nutzer auf Sperren klicken. Die Person kann Add-ins und Werkzeuge dann nicht mehr verwenden. Entsperren macht das rückgängig. Wird das Microsoft-Konto deaktiviert, ist die Anmeldung ohnehin nicht mehr möglich.

Was sieht die KI?

Nur das, was die angemeldete Person selbst sehen darf: Die Werkzeuge melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an und übernehmen deren Berechtigungen. Die KI liest Dateien und Notizen, wenn eine Frage es erfordert – sie verschickt nichts selbst. Entwürfe in Outlook werden nie automatisch gesendet.

Wohin gehen die Daten?

Das hängt von der Betriebsvariante ab: Mit lokalem Modell bleiben Anfragen in Ihrem Haus bzw. auf Ihrem Server. Cloud-Modelle werden nur nach Freigabe genutzt; im KI-Portal werden personenbezogene Daten vorher automatisch pseudonymisiert. Vorgänge werden nachvollziehbar protokolliert – was genau, legen Sie gemeinsam mit Datenschutz und Betriebsrat fest. Wir nutzen nur Geschäfts- bzw. API-Zugänge der Anbieter, bei denen das Training mit Ihren Daten vertraglich ausgeschlossen ist.

Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, mit dream-soft. Welche Unterauftragsverarbeiter dazukommen, hängt vom gewählten Modell ab – das klären wir in der Einrichtung.

Müssen wir etwas installieren oder aktualisieren?

Nein. Das KI-Portal läuft im Browser, die Add-ins verteilt Microsoft. Updates und neue Werkzeuge spielen wir zentral für alle Kunden ein.

Wer hilft, wenn etwas nicht klappt?

Ihr fester Ansprechpartner bei dream-soft. Schreiben Sie uns – wir melden uns innerhalb eines Werktags.